Systemaattinen palautteenkeruu ja villit visiot – salaisuus Sarastia Rekryn kehityksen takana!

Asiakkaiden palvelutuotannon turvaaminen on Sarastia Rekryn toiminnan keskiössä, eikä palvelutuotantoa voi turvata ilman tyytyväisiä keikkatyöntekijöitä. SaRessa on aina ollut tapana visioida, mitä yhtiön toiminnassa on mahdollista tehdä tehokkaammin ja miten asiakkaita ja työntekijöitä voidaan palvella vielä paremmin. Siksi systemaattinen palautteen keruu ja koko ajan kehittyvä palkkausprosessi ovat Sarastia Rekryn selkeitä kilpailukykytekijöitä, niin sote-uudistuksen aikana kuin sen jälkeenkin.

Vaikka Suomi jakautuu hyvinvointialueisiin, pysyy samat hoitotarpeet ja hoidettavat olemassa. Vankan kokemuksen, asiakaslähtöisen otteen ja koko ajan kehittyvien palveluiden vuoksi hyvinvointialueiden sijaistarpeiden täytössä Sarastia Rekry on kumppaneista paras.

Palautteet ovat vahvasti läsnä Sarastia Rekryn arjessa. Keikkatyöntekijöille lähetetään kuukausittain palautekysely, ja sijaistilaajille kysely lähtee kaksi kertaa vuodessa. Uutiskirjeistä löytyy aina palautekanava ja verkkosivuilta palautelinkki. Tilaajapuolella on toteutettu strateginen asiakaskysely ja keikkatyöntekijöille puolestaan kaksi haastattelututkimusta. Kehittämisryhmissä ja muista asiakastapaamisissa kerätään aina palautetta ja keikkatyöntekijät antavat palautetta myös pyytämättä somessa, puheluilla ja sähköpostilla. Lisäksi työyksiköistä ja esihenkilöiltä pyydetään erikseen palautetta keikkatyöntekijöistä, jotta kiitokset hyvin hoidetusta työstä saadaan välitettyä työntekijöille.

Kaikkiin saatuihin palautteisiin reagoidaan ja suhtaudutaan vakavasti. Ne raportoidaan, jaetaan läpi organisaation, ja käsitellään eri asiantuntijoiden toimesta. Palautteet ovat osa jokaisen SaRelaisen arkea, aina toimitusjohtajasta tiimeihin. Esimerkiksi Sarastia Rekryn asiakkuustiimi on päivittäin asiakkailta tulleiden palautteiden äärellä ja välittää niitä eri puolille organisaatiota selvitettäviksi. Asiakaspalvelu puolestaan vastaanottaa erityisesti keikkatyöntekijöiltä tulleita palautteita, ja selvittää, käsittelee ja välittää niitä muiden tiimien tietoisuuteen.

Hyvä palaute on aina merkki hyvin tehdystä työstä. Useat keikkatyöntekijöiltä tulleet palautteet liittyvät tällä hetkellä erityisesti keikkatyön vapauteen ja joustamiseen oman elämän ehdoilla. Myös Sarastia Rekryn hyvästä asiakaspalvelusta tulee jatkuvasti loistavaa palautetta. Tilaajapuolella puolestaan työvoimapula on ollut palautteissa selkeä mietinnän aihe. Niiden palautteiden myötä mietimme yhdessä asiakkaiden kanssa; mitä voimme kumppaneina tehdä, jotta saamme lisää sijaistarpeita täytettyä?

Sarastia Rekryn 12 000:n työntekijän ja 3500:n sijaistilaajan keskuudesta palautteita kumpuaa päivittäin kymmeniä. Kyse on valtavasta määrästä signaaleja, joiden joukosta on tärkeää löytää aitoja kehityskohtia ja varmistaa, että jokaiseen palautteeseen reagoidaan palautteen antajaa arvostavalla tavalla. Aito ja rehellinen palauteprosessi synnyttää kehitystä ja kumppanuutta. Siksi palautteet ovat Sarastia Rekryn kaiken toiminnan keskiössä, ja olemassaolon elinehto.

Mahdoton mahdolliseksi!

Sarastia Rekry ei koskaan koe olevansa valmis – aina on mahdollista kehittää ja kehittyä, jopa vaikeasti kehitettäväksi miellettyjä prosesseja. Siksi vuosia sitten lähdettiin emoyhtiö Sarastian kanssa visioimaan uudenlaista palkanmaksuprosessia. Konkreettiseksi tavoitteeksi asetettiin, että keikkatyöntekijöiden palkka lyhyissä työsuhteissa voitaisiin maksaa kerran viikossa.

Useammat tahot torppasivat viikoittaisen palkanmaksuprosessin idean kertoen, että se ei ole teknisesti mahdollista suurien volyymitasojen vuoksi. Tästä huolimatta SaRessa jatkettiin kehitystyötä ja myös tervettä kyseenalaistamista. Yhtiössä otettiin käyttöön erilaisia prosessien leanauksia ja automatisaatioita, ja se kannatti. Nyt Sarastia Rekry on jo useamman vuoden maksanut monilla alueilla lyhyissä työsuhteissa palkan viikoittain palkka joka perjantai -mallin mukaisesti. Nopea palkanmaksu saa keikkatyöntekijöiltä jatkuvasti kiitosta! Seuraava tavoitteemme on laajentaa PJP-malli kaikkien asiakkaiden käyttöön vuoden 2021 loppuun mennessä.

Palkanmaksuprosessin kehittämisen lisäksi Sarastia Rekry on aina valmis kehittymään myös muilla osa-alueilla. Tänä kesänä SaRessa kokeiltiin ensimmäistä kertaa kesäpalkkiomallia. Päätös kesäpalkkiomallin kehittämisestä ja pilotoinnista tehtiin yhdessä asiakkaiden kanssa asiakasyhteistyöryhmässä. Kesäpalkkiomalli otettiin käyttöön asiakaslähtöisesti, asiakkaiden arvioimien kriittisten tekijöiden perusteella. Asiakkaat itse arvioivat kesäajan tilanteensa eri toimialoillaan, eri yksiköissään ja henkilöstötarpeensa. Pilotin onnistumista tarkastellaan sekä lukujen että asiakkaiden ja keikkatyöntekijöiden kokemusten valossa. Kokemuksia kesäpalkkiomallista ja tuloksia sen tiimoilta julkaistaan syksyn aikana.

Toiminnan jalostaminen asiakas- ja työntekijäpalautteiden perusteella, villi visiointi ja mahdottomiksikin koettujen prosessien kehittäminen on Sarastia Rekrylle luontaista. Eikä ne unohdu, kun uudet hyvinvointialueet aloittavat. Työvoimapula on jatkossakin yksi soten isoimpia haasteita – silloinkin tarvitaan asiakas- ja työntekijänäkökulman kuulemista huomioimista, monipuolista toimintojen kehitystä sekä työnantajamielikuvan ylläpitämistä. Sarastia Rekry vahvistaa koko ajan palvelujaan uuden soten aloitusta varten ja on valmis toimija jo nyt ja silloin kun hyvinvointialueet aloittavat.

PS. Vaikka palkkaprosessia on kehitetty jo paljon, ei senkään osalta olla vielä päätepisteessä. Ideoita löytyy takataskusta, PJP-malli oli vasta alkua… 😉

Jaana Jantola
toimitusjohtaja
Sarastia Rekry