UTS – ulkoistettu työvuorosuunnittelu: Miten pilottijakso Janakkalan kanssa on sujunut?

Sarastia Rekry ja Janakkalan kunta käynnistivät 2019 pilottihankkeen toimintalähtöisen ulkoistetun työvuorosuunnittelun (UTS) käytöstä. Käytännössä tämä tarkoittaa työvuorosuunnittelun siirtämistä työyksikön perustehtävistä Sarastia Rekrylle. Suunnittelu tapahtuu sähköisen palvelualustan kautta keskitetysti, tehokkaasti ja oikeudenmukaisesti.

Mitä työvuorosuunnittelun ulkoistamisella voidaan saavuttaa?

Keskittäminen ja kustannustehokkuus ovat avainasemassa. Yksiköiden esimiehillä jää aikaa oman työn ja ihmisten johtamiseen, kun ei tarvitse kuluttaa arvokasta työaikaa keltaisten lappujen parissa. Palvelumme on toimintalähtöistä eli yksikön resurssit ja osaamiset on tarkoin kartoitettu sekä tallennettu järjestelmään. Näin oikeat osaajat löydetään sujuvammin ja olemme samalla havainneet, että henkilökunnan kierto eri yksiköissä on tehostunut.

Työvuorosuunnittelu tapahtuu ergonomisesti. Varovaisesti voidaan arvioida, että tästä johtuen sairaspoissaolot ovat vähentyneet. Henkilökohtaisia työvuorotoiveita voidaan käsitellä joustavasti ja oikeudenmukaisesti. Sähköinen asiointi on helpottanut työskentelyä ja viestintää, joten paperintäyteistä pöytää on pUTSattu puolin ja toisin, kuvailee tuoteasiantuntija Kirsi-Mari Salanto Sarastia Rekrystä.

Miten UTS otettiin käyttöön?

Kun Janakkalan perusturva oli tehnyt päätöksen mukaan tulosta vuoden 2019 alusta, kartoitimme ja tallensimme Janakkalan esimiesten kanssa Titania-tauluun yksiköiden resurssi- ja osaamistarpeet sekä henkilöstön pätevyydet. Palavereissa ja työpajoissa paneuduttiin suunnittelun periaatteisiin ja prosessiin vielä tarkemmin. Helmikuun 6. päivänä ensimmäinen työvuorosuunnitelma oli tehty.

Pilottivaihe on jatkunut lähes vuoden ajan. Mitä yllätyksiä tai opittavaa on ilmennyt matkan varrella?

Kommunikointi yhteistyökumppanin kanssa on ollut avointa – pystymme keskustelemaan asioista suoraan. Muutokset organisaatioissa ja yksiköissä saattavat herättää vastarintaa aluksi, vaikka niille löytyisikin hyötyperusteet. Ulkopuolisena toimijana luottamus saavutettiin onneksi nopeasti. Viimeisimmässä kyselyssämme yli 80 prosenttia henkilöstöstä kokee, että sähköiset palvelut ovat helppokäyttöiset.

Pilottivaiheen kokemukset olivat kokonaisuudessaan hyvät. Palveluamme on aktiivisesti esitelty myös muille asiakasorganisaatioillemme eli hyvillä mielin työstämme asiaa laajempaan tietoisuuteen, iloitsee Kirsi-Mari.