Ulkoistettu toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu vapauttaa esimiehen työaikaa ja säästää kustannuksia

Sarastia Rekry aloitti Janakkalan sairaalan kanssa ulkoistetun työvuorosuunnittelu projektin. Keskitetty työvuorosuunnittelu on jo käytössä useissa sairaaloissa ja yksityisissä organisaatioissa, mutta ulkoistettuna kunnallisessa sosiaali- ja terveysalan palveluissa kyseessä on uraauurtava, ensimmäinen laatuaan oleva työvuorosuunnittelun työkalu.

Työyksikön esimies käyttää keskimäärin 2-4 työpäivää kolmen viikon listajaksolla työvuorojen suunnitteluun, ja usein yksikössä on useampia työvuorosuunnittelijoita, jolloin sekä työaika että kustannukset kertaantuvat. Ulkoistetun ammattilaisen tekemänä samaan työhön kuluu 1-2 työpäivää. Tämä työajansäästö tuo mukanaan huomattavia kustannussäästöjä, sekä vapauttaa esimiehen työaikaa perustyöhön.

Mitä ulkoistettu toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu tarkoittaa?

Ulkoistettu työvuorosuunnittelu on nimensä mukaan työvuorosuunnittelua, joka on keskitetty työyksikön ja organisaation ulkopuolelle. Ulkoistetun työvuorosuunnittelun perusperiaate on siirtää työvuorosuunnittelu pois yksikön perustehtävistä.

Ulkoistetun toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun tarkoituksena on tuottaa tasalaatuisia ja kustannustehokkaita työvuorolistoja. Laatua työvuorosuunnitteluun tuo se, että työvuorosuunnittelun tekee ammattilainen, jolla on kokemusta ja näkemystä työvuorosuunnittelusta sekä tarvittavaa työlainsäädännön osaamista. Jokaisella työvuorosuunnittelijalla on omat toimintatapansa, mutta kun työvuorosuunnittelu siirretään kymmeniltä suunnittelijoilta yhdelle tai kahdelle on laatu tasaisempaa ja kustannustehokkaampaa.

Ulkoistettu työvuorosuunnittelu perustuu toimintalähtöiseen työvuorosuunnitteluun. Yksikön lähtötietoja kartoitettaessa pohditaan, mitä yksikössä tehdään ja millaista osaamista eri toiminnot vaativat. Työvuorosuunnittelu rakennetaan yksikön osaamistarpeiden ja tarvittavien resurssien pohjalta.

Ulkoistettu työvuorosuunnittelu ja ulkopuolinen työvuorosuunnittelija varmistavat myös suunnittelun jatkuvuuden ja pysyvyyden esimerkiksi loma-aikoina.

Ulkoistettu toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu auttaa esimiestä tarkastelemaan ja ohjaamaan työyksikön osaamista ja toimintaa

Tavoitteena on esimiesten työajan merkittävä säästö. Esimiesten työaika vapautuu varsinaiseen lähiesimiestyöhön ja yksikön kehittämiseen. Tämän lisäksi toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu tehostaa henkilöstöresurssien käyttöä. Esimiehen näkemys siitä, mitä yksikössä osataan, millaista osaamista ja kuinka paljon sitä on, tuodaan toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun avulla konkreettisesti näkyväksi. Kun yksiköiden tarpeet ja resurssit tiedetään, toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun avulla sijoitetaan oikeat tekijät oikeaan aikaan oikeaan paikkaan.

Ulkoistettu toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu tarjoaa yksikön ja organisaation toimintaa ja esimiestyötä tukevia työkaluja

Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun käyttöönotto antaa esimiehille tiedolla johtamisen välineitä. Työvuorosuunnittelun sähköiseen järjestelmään tallennetaan yksikön työntekijöistä auramallin mukaiset osaamisprofiilit, jotka auttavat työvuorosuunnittelijoita sijoittamaan erilaiset osaamiset sinne, missä niitä tarvitaan. Henkilöstön osaamismatriisi toimii myös esimiehen apuna esimerkiksi perehdytys- ja kehityskeskusteluissa.

Toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu tuottaa helposti tulkittavia raportteja. Järjestelmä näyttää liikennevaloelementillä yksiköiden henkilöstöresurssit. Vaikka miehitys on määrällisesti riittävä, laadullisesti välttämättä niin ei ole. Elementin avulla resurssien riittävyyttä on helppo tarkastella ja suunnitelman ja toteuman suhdetta seurata.

Toimintalähtöisellä työvuorosuunnittelulla mahdollistetaan työhyvinvoinnin toteutuminen

Ulkoistettu toimintalähtöinen työvuorosuunnittelu voidaan toteuttaa henkilöstön työhyvinvointi tukevana ratkaisuna. Myös henkilöstön työssäjaksaminen paranee, kun työvuorot suunnitellaan niin, että yksikössä on aina riittävä määrä oikeaa osaamista, eikä työntekijöiden tarvitse venyä oman osaamisalueensa ulkopuolelle.

Pilottiprojektissa ovat mukana Sarastia Rekrystä tuoteasiantuntija Kirsi-Mari Salanto sekä Janakkalan sairaalasta osastonhoitaja Suvi Lindfors ja apulaisosastonhoitaja Sari Rautiainen. Ensimmäinen ulkoistetusti suunniteltu työvuorolista julkaistiin 6.2.2019.